【いつ・どこまで】産休前の挨拶メールのマナーを例文付きで紹介
産休前に仕事関係でしておくことは？
産休に入る前は、やらなければならないことがたくさんあります。
まずは引き継ぎです。可能であれば後任者と一緒に取引先に挨拶に行くなどして、産休中もスムーズに仕事ができるよう取り計らっておきましょう。
合わせて、有給日数の確認と、産休手続きもしなければなりません。
とにかくやることが多く、忙しくなるので前もってスケジュールを立てて、計画的に動けるようにしておきましょう。
産休前の挨拶はどこまで必要？
では、産休前の挨拶はどこまですればよいのでしょうか？
社内であれば上司・同じ部署の人・仕事で関わりのある別部署の人に、社外であれば取引先やお客様などに挨拶をするのが一般的です。
特に自分が担当している取引先には丁寧な挨拶を心がけ、担当者が変わってもスムーズに業務が行なえるようフォローを欠かさないようにしましょう。
産休の挨拶に関するマナー
では、産休挨拶はいつ行なうのがよいのでしょうか？口頭での場合と、メールでの場合に分けてお伝えします。
産休の挨拶はいつどうやってする？
産休の挨拶は可能であれば口頭で伝えましょう。
特に、直属の上司には安定期に入ったらできるだけ早く、妊娠を報告し、産休取得日が確定した段階で報告・挨拶を済ませましょう。
同じ部署の人にも口頭で挨拶をするほうがよいですが、テレワークの職場もあり、職種によっては離席していることが多かったりするので、職場の状況に合わせて臨機応変に対応してください。
挨拶をするタイミングは、産休に入る1ヶ月前がベストです。挨拶がギリギリになると、仕事の引き継ぎに支障がでる可能性があります。一緒に仕事をすることがある人には、1ヶ月より前までに産休を取得することを伝えてください。
妊娠報告については、次の記事で詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてくださいね。
産休の挨拶で伝える内容は？
産休の挨拶メールでは、次のことを伝えます。
- 最終出社日
- 復帰したい気持ち
- サポートへの感謝
- 後任者の情報
特に、最終出社日と後任者の情報は、仕事に直接関係してくる事柄なので、抜け漏れのないようにしましょう。
挨拶メールの後任者の紹介には、連絡先を忘れずに記載してください。
産休の挨拶メールに返信は必要？
産休の挨拶メールへの返信の必要性は、社内と社外で異なります。
社内の場合、会社の規模や産休に入る人との関係によって変わってきますので、ほかの人はどうだったのかを先輩などに聞いておくとよいでしょう。
親しい人が産休に入る場合は、簡単にでも返信すると喜ばれます。
取引先など社外の人から挨拶メールが送られてきた場合、必ず返信してください。産休の挨拶のほかに、後任者の情報も入っていることがほとんどなので、「確認しました」という意味も込めて返信しましょう。
あくまでも仕事の一環として送られたメールですので、あまり踏み込んだ内容は書かず、ビジネスライクな返信にするのがマナーです。
産休の挨拶メールの例文
ここからは、産休挨拶メールの例文をお伝えします。いずれの場合も件名は「産休のご挨拶」や「担当者変更のご挨拶」とするとよいでしょう。メールを作成する際の参考にしてください。
上司
上司に送るメールは、妊娠中の心遣いに対する感謝の言葉をベースに、具体的なエピソードなども盛り込みつつ、復帰の意思を伝えるのがよいでしょう。
上司宛の例文
件名：産休のご挨拶【〇〇〇〇】
〇〇課長
お疲れ様です。※※の〇〇〇〇です。
この度、出産のため〇月〇日（〇）より産休を取得させていただくこととなりました。
最終出社日は〇月〇日（〇）を予定しております。
また、産休後は育児休暇を取得させていただき、〇〇年〇月の復帰を予定しております。
休暇中の業務は〇〇さんに引き継いでおります。
妊娠中は体調にご配慮いただきありがとうございました。温かいお言葉のおかげでつらい中でも前向きに働くことができました。
休暇期間中は皆様にご迷惑をおかけいたしますが、復帰後にまた〇〇課長と共に働けることを心待ちにしております。
最終出社日まで精一杯取り組んでまいりますので、引き続きよろしくお願いいたします。
署名
社内の人
社内の人には、在職中にお世話になったことへの感謝の気持ちと、復帰の意思に加え、最終出社日や復帰予定日、後任者などの情報を漏れなく伝えましょう。
社内の人宛の例文
件名：産休のご挨拶【〇〇〇〇】
※※部の皆様
お疲れ様です。※※の〇〇〇〇です。
この度、出産のため〇月〇日（〇）より産休を取得させていただくこととなりました。最終出社日は〇月〇日（〇）を予定しております。
また、産休後は育児休暇を取得させていただき、〇〇年〇月の職場復帰を予定しております。
休暇中の業務は〇〇さんに後任をお願いしております。
なお、最終出社日までは対応できますので、何かございましたらご連絡ください。
これまで体調不良などでご迷惑をおかけすることもありましたが、温かい配慮をいただき気持ちよくお仕事ができました。
職場復帰しましたら、これまで以上に皆様のお力になれるように頑張っていく所存です。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
署名
取引先・お客様
取引先やお客様には、日頃お世話になっていることへの感謝と、直接挨拶に伺いたい旨、後任者の情報や最終出社日などを簡潔に伝えるのがスマートです。
取引先・お客様宛の例文
件名：担当者変更のご挨拶
株式会社※※※※
※※部 〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。
私事で恐縮ですが、〇月に出産を予定しており、〇月〇日（〇）より出産休暇をいただくこととなりました。
休職中は下記弊社〇〇が私に代わり貴社を担当させて頂きます。
----------------------
氏名：〇〇〇〇（よみ）
電話番号：00-0000-0000
メールアドレス：〇〇@〇〇.co.jp
----------------------
貴社にご迷惑をおかけすることのないよう対応致しますので、今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。
職場復帰後は、また〇〇様とお仕事をご一緒できますことを楽しみにしております。
近日中に私と後任の〇〇とでご挨拶にお伺いできますと幸いです。
取り急ぎのご連絡となりますが、引き続きよろしくお願いいたします。
署名
担当者変更の理由が産休であることを伝えるかは、引き継ぎ時期や相手先との関係によって変わることもあるでしょう。
判断に迷った際は、上長や同僚と相談するとよいでしょう。
口頭挨拶の例文
会社や部署によっては、朝礼や終礼の際にスピーチのような形で口頭で挨拶することもあります。その際は、簡潔に伝えることを心がけましょう。
口頭挨拶の例文
お疲れ様です。※※部の〇〇〇〇です。
この度、〇月〇日より産休に入らせていただくことになりました。
これまで体調がすぐれないときには、温かいお言葉とお心遣いをいただき、本当にありがとうございました。
皆様のサポートがあり、今日まで気持ちよくお仕事ができました。
産休中は皆さんにご迷惑をおかけしてしまうことと思いますが、復帰後に皆さんと一緒に働けることを楽しみに、まずは出産を頑張りたいと思います。
最終日まで精一杯取り組んでまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。
切迫早産で予定より早く産休に入るときは？
切迫早産で予定より早く産休に入る場合、口頭で挨拶をするのは難しい場合がほとんどでしょう。
健診に行ったら切迫早産といわれ、そのまま入院または自宅で安静にしているよう指示された場合は、直属の上司には電話で連絡してください。直接挨拶には行けず、会社のメールも使えない場合があるので、まずは上司の指示に従いましょう。
切迫早産で一旦休暇をもらっていて、復帰を予定したがそのまま産休に入ることになった場合は、メールなど連絡をもらった人に個人的に連絡を入れておくとスマートです。
切迫早産から産休に入るときの例文
切迫早産から産休に入る際は、シンプルな便せんを使って手紙で連絡をしましょう。
予定より早く産休に入ることで周りの人に負担をかけてしまうこともあるので、菓子折りなどに手紙を添えて送るのもおすすめです。
例文
〇〇部の皆様
この度は突然の休職となり、ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
切迫早産と診断され、主治医より休職の指導がありお休みをいただくこととなりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、このような形で大変恐縮ですが、安静をとり出産に臨めればと思っております。
お菓子をお送りさせていただきますので、どうぞ皆様で召し上がってください。
急遽お休みをいただくこととなりますが、職場復帰しましたらこれまで以上に皆様のお力になれるよう頑張っていく所存です。
何卒よろしくお願い致します。
産後に挨拶に行く人も
出産後、無事に赤ちゃんが生まれた報告と、産休をもらったことへの感謝を伝えるために挨拶に行く人もいます。
時期は人それぞれですが、体調が回復して生活が落ち着いてからにしましょう。
挨拶に行く場合は、職場の迷惑にならない時間を選んで、長居せずに済ませるのがマナーです。
産休の挨拶ではお菓子も用意しよう
産休挨拶をするときは、お菓子を準備しましょう。ケーキなどの生菓子は避け、クッキーやせんべいなど日持ちのする焼き菓子がおすすめです。
産休挨拶の際のお菓子の選び方は次の記事で詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてくださいね。
関わった人へ感謝の気持ちを込めて挨拶メールを送ろう
産休前は何かとバタバタしてしまうため、引き継ぎや挨拶は事前にスケジュールを立てて余裕をもって対応するように心がけるとよいでしょう。
関わった方には、これまでの配慮やお休みをとることへの感謝を伝え、スムーズに産休に入れるように準備を進められるとよいですね。
- 社内外問わず仕事でかかわりのある人に挨拶をするのが一般的
- 最低でも産休に入る1ヶ月前には伝えるとよい
- 引き継ぎを考えて産休挨拶のメールには後任者の連絡先を忘れずに
サイベックスベビーカー当たる！
人気のベビーカー「サイベックス リベル」が当たるよ♪
写真提供：ゲッティイメージズ
※当ページクレジット情報のない写真該当
